OSTOVIRTA-OPAS · 15.9.2026
Kaksi samanmallista puhelinta voi näyttää samanlaiselta, vaikka niiden kunto ja mukana tulevat tarvikkeet eroavat. Käytetyn elektroniikan ostossa laite pitää pystyä yhdistämään oikeaan ostotapahtumaan. Tässä oppaassa keskitytään tietojen kirjaamiseen ja ostokuittiin.
Tässä oppaassa
Yksilöi laite ennen hinnan hyväksymistä
Aloita merkistä, mallista ja laitteen olennaisesta versiosta. Esimerkiksi tallennustila tai tietokoneen muistin määrä voi vaikuttaa siihen, mistä hinnasta sovitaan. Kirjaa sarjanumero tai tarvittaessa IMEI huolellisesti ja vertaa tietoa itse laitteeseen.
OstoVirran Elektroniikka-profiili ohjaa kirjaamaan merkin, mallin, sarjanumeron/IMEI:n ja kunnon Kuvaus-kenttään. Syötä kenttään itse laitteesta tarkistetut tiedot.
- Tuotteen nimi: käytetty älypuhelin tai kannettava tietokone.
- Merkki ja malli sekä olennainen versio.
- Sarjanumero tai IMEI silloin, kun se on tarpeellinen laitteen yksilöimiseksi.
- Havaitut viat ja kosmeettinen kunto.
- Mukana tulevat tarvikkeet ja sovittu ostohinta.
Kirjaa havainnot niin, että toinenkin ymmärtää ne
”Hyväkuntoinen” on tulkinnanvarainen kuvaus. ”Näytössä pieni naarmu oikeassa yläkulmassa, latausliitin testattu” kertoo enemmän. Erota tekemäsi tarkistus myyjän kertomasta tiedosta. Jos esimerkiksi akkua ei ole testattu, älä merkitse sitä tarkistetuksi.
Käytä liikkeessä yhteistä kirjaamistapaa. Jokaisen työntekijän ei tarvitse keksiä selitteitä alusta: merkki, malli, tunniste, kunto, tarkistukset ja tarvikkeet voivat toistua samassa järjestyksessä. Selkeä rakenne helpottaa myös asiakkaan kanssa tehtävää tarkistusta.
Tee laitteen toiminta- ja omistustarkistukset sekä tietojen poisto yrityksesi erillisillä menetelmillä. Kirjaa olennaiset tarkistushavainnot ostotapahtumaan.
Kuvaa laite ja tarkista kuvien sisältö
Ota yleiskuva sekä kuvat olennaisista vaurioista tai tunnisteista. Liitä ne oikeaan tuoteriviin. Jos vastaanotat useita samankaltaisia laitteita, käsittele yksi laite kerrallaan, jotta kuvat eivät vaihdu keskenään.
Vältä kuvaamasta laitteen näytöllä näkyviä viestejä, henkilötietoja tai muita asiakkaan yksityisiä sisältöjä. Ostodokumentaatioon tarvitaan laitteen tiedot ja havainnot, ei asiakkaan henkilökohtaisia tiedostoja.
Esimerkkikuvaus ja kaupan viimeistely
Tuote: Käytetty älypuhelin, Malli A, 128 Gt.
Tunniste: DEMO-001.
Kunto: näytössä pieni naarmu, käynnistyminen tarkistettu.
Tarvikkeet: latauskaapeli.
Sovittu ostohinta: 180,00 €.
Esimerkki on kuvitteellinen. Kirjaa todellisessa kaupassa juuri kyseisen laitteen tiedot. Valitse kiinteä hinta, kun ostosta sovitaan yksi kokonaishinta. Lisää useampi laite omille riveilleen, jos ne pitää yksilöidä erikseen.
Tallenna luonnos ja käy tiedot läpi myyjän kanssa. Pyydä hyväksyntä vasta, kun tuote, tarvikkeet ja hinta täsmäävät. Hyväksytyn ostotapahtuman PDF-kuitti löytyy arkistosta, ja kuitin voi toimittaa myyjälle sähköpostitse.
Mitä tapahtuu dokumentoinnin jälkeen?
Sovi yrityksessä, kuka vastaa laitteen jatkotarkistuksesta, tietojen poistosta, kunnostuksesta ja jälleenmyyntiin siirtämisestä. Ostokuitti dokumentoi hankinnan, mutta ei itsessään osoita, että nämä myöhemmät työvaiheet on tehty.
Toimita kirjanpitoon sovitut PDF-kuitit ja tarvittaessa CSV-yhteenveto. Jos käytät erillistä varasto- tai huoltojärjestelmää, huolehdi siitä, että sama laitteen tunniste säilyy mukana myös siellä.
Kun ostotietojen kirjaaminen on yhtenäistä, tuotteen alkuperäinen ostohinta ja kaupassa sovitut tiedot ovat helpommin löydettävissä myöhemmin. Aloita muutamalla oikealla ostolla ja tarkenna yrityksesi kirjaamiskäytäntöä kokemusten perusteella.
Katso, miten tämä tehdään OstoVirralla
Tutustu ostotapahtuman vaiheisiin ja valitse yrityksellesi sopiva palvelupaketti. Tilin luominen ei veloita maksua. Ostotapahtumien käyttö avautuu käyttöönoton ja vahvistetun maksun jälkeen.