OSTOVIRTA-OPAS · 15.9.2026
Excel voi olla toimiva tapa seurata satunnaisia ostoja. Kun samaan ostoon liittyy kuvia, myyjän hyväksyntä ja sähköpostitse toimitettava kuitti, ratkaisevaksi nousee se, miten tiedot pysyvät yhdessä. Tässä vertaillaan tavallista taulukkopohjaa ja OstoVirran työnkulkua.
Tässä oppaassa
Milloin Excel riittää?
Jos yritys tekee vain muutaman yksinkertaisen oston ja yksi henkilö hoitaa dokumentoinnin, selkeä taulukkopohja voi riittää seurantaan. Excelin vahvuuksia ovat joustavat sarakkeet, laskentakaavat ja mahdollisuus muotoilla omat raportit. Valmiiksi käytössä oleva ohjelma ei välttämättä aiheuta uutta lisenssikulua.
Taulukon rinnalle tarvitaan kuitenkin yhteinen käytäntö tositteille ja liitteille. Päätä, miten kuitit numeroidaan, missä kuvat säilytetään ja miten hyväksyntä yhdistetään oikeaan ostoon. Pilvitallennus ja versiohistoria voivat auttaa yhteistyössä. Ne eivät silti itsessään muodosta ostokuittiprosessia.
Työvaiheiden vertailu
| Työvaihe | Tavallinen Excel-pohja | OstoVirta |
|---|---|---|
| Tuotteet ja hinnat | Vapaasti muokattavat sarakkeet ja kaavat | Ostotapahtuman lomake ja hinnoittelutavat |
| Tuotekuvat | Kuvat tiedostossa tai erikseen linkitettynä | Kuvat liitetään ostotapahtuman tuotteisiin |
| Myyjän hyväksyntä | Toteutetaan ja yhdistetään erikseen | Hyväksyntä kuuluu ostotapahtuman työnkulkuun |
| Ostokuitti | Pohjan täyttö ja tulostus tai PDF-tallennus | PDF muodostuu hyväksytystä tapahtumasta |
| Sähköposti | Kuitti lähetetään erillisestä sähköpostista | Kuitin lähetys sovelluksesta |
| Keskeneräiset ostot | Oma merkintä tai erillinen välilehti | Luonnokset erillään hyväksytyistä tapahtumista |
| Tietojen vienti | Excel- tai CSV-tiedosto | CSV-vienti ja PDF-kuitit |
Vertailu koskee tavallista taulukkopohjaa. Exceliin voidaan rakentaa myös automaatioita ja laajoja ratkaisuja, mutta niiden toteutus ja ylläpito ovat erillistä työtä.
Mitä sähköinen ostokuitti muuttaa arjessa?
Ero näkyy usein tietojen etsimisessä. Kun myyjä kysyy jälkikäteen kuitista tai työntekijä tarvitsee tuotteen kuvan, ostotapahtuman pitäisi löytyä yhdellä tunnuksella. OstoVirrassa luonnokset, hyväksytyt tapahtumat ja PDF-kuitit ovat saman palvelun osia.
Myyjän hyväksynnän tallentaminen on eri asia kuin pelkkä tiedoston muokkaushistoria. Hyväksynnässä myyjä tarkistaa kaupan sisällön. Tuotekuva puolestaan auttaa yhdistämään kirjauksen konkreettiseen esineeseen. Kumpikaan ei korvaa huolellista tuotteen kuvausta.
OstoVirta keskittyy sisäänoston dokumentointiin. Se ei ole täydellinen varastonhallinta-, jälleenmyynti- tai kirjanpitojärjestelmä. Jos tarvitset näitä toimintoja, tarkista myös muiden järjestelmiesi rooli ja aineiston siirtyminen niiden välillä.
Laske hyöty omilla ostomäärillä
Mittaa ensin nykyinen työaika muutamasta ostosta: tietojen kirjaaminen, kuvien nimeäminen, kuitin tekeminen ja lähettäminen. Vertaa sen jälkeen vastaavaa tapahtumaa ostokuittiohjelmassa. Näin arvio perustuu oman yrityksesi työhön.
Laskuesimerkki: jos aikaa säästyy kolme minuuttia ostoa kohti ja ostoja on 40 kuukaudessa, säästö on 120 minuuttia eli kaksi tuntia. Jos työn sisäiseksi tuntikustannukseksi arvioidaan 30 euroa, laskennallinen työajan arvo on 60 euroa. Nämä ovat esimerkkioletuksia, eivät mitattuja OstoVirran tuloksia tai lupaus säästöstä.
Vertaa hyötyä nykyiseen hinnastoon. Huomioi ajansäästön lisäksi se, kuinka usein tietoja joudutaan nyt etsimään tai täydentämään.
Näin siirryt hallitusti uuteen työnkulkuun
- Säilytä aiemmat taulukot ja tositteet sovitussa paikassa.
- Valitse päivä, josta lähtien uudet ostot kirjataan samalla tavalla.
- Täydennä yrityksen tiedot ja kuittiasetukset ennen ensimmäistä ostoa.
- Sovi henkilöstön kanssa, mitä tuotteen kuvaukseen ja kuviin tallennetaan.
- Tarkista kirjanpitäjän kanssa ensimmäisen aineiston sisältö ja toimitustapa.
Aloita uusista tapahtumista ja säilytä aiempi Excel-aineisto erillisenä arkistona. Näin siirtymisellä on selkeä ajankohta.
Katso, miten tämä tehdään OstoVirralla
Tutustu ostotapahtuman vaiheisiin ja valitse yrityksellesi sopiva palvelupaketti. Tilin luominen ei veloita maksua. Ostotapahtumien käyttö avautuu käyttöönoton ja vahvistetun maksun jälkeen.